אם אתם כל היום מסתובבים בלוחות דרושים בין מודעות הדרושים והצעות העבודה בתחומי המזכירות ולא מקבלים תשובות – יש מצב שאתם עושים את זה לא נכון. אתם ממש לא לבד בעניין. הפתרון פשוט, צריך להבין איך נראה השוק הזה היום (בשנת 2025), מה מחפשים מעסיקים, ואיך אתם יכולים להפוך ממועמדים ״רגילים״ ומתמודדים אנונימיים – לכאלה עם יתרון תחרותי אמיתי מול שאר מחפשי העבודה.

אז נתחיל מהבסיס. תפקיד מזכירות הוא לא מה שהיה פעם. זה כבר מזמן לא “לקחת הודעה ולחייך”. תסתכלו על מודעות דרושים – ברוב המשרות דורשים ניהול יומן, שליטה באופיס, מענה ללקוחות, תיאום פגישות, וגם לעבוד במערכות כמו פריוריטי או CRM. כן, גם אם הכותרת היא “מזכירה”. לכן, אם אתם שולחים קורות חיים בלי לציין את כל הדברים האלו – אל תתפלאו אם לא חוזרים אליכם.

מה עושים? מתאימים קורות חיים. לא כלליים, לא מה שהשתמשתם בו גם לתפקיד מוקד שירות או לתפקיד רכז/ת קהילה. מדברים פה על משרה ספציפית – עבודה במזכירות. אז כתבו בדיוק איזה ניסיון רלוונטי יש לכם: “ניהול יומן של 3 מנהלים במקביל”, “מענה ל-100 פניות ביום”, “עבודה על מערכת ניהול לקוחות”, ״אנגלית ברמת שפת אם״. זה נשמע אחרת לגמרי מ"עבודה אדמיניסטרטיבית".

ומה עם מי שאין לו ניסיון בדיוק במזכירות? גם פה יש מה לעשות. אם עבדתם בקבלה, בשירות לקוחות, בהזמנות, אפילו במוקד טלפוני – תחשבו מה בתפקיד ההוא דומה לעבודה במזכירות ויכול לשמש כתכונה /ניסיון רלוונטי. ניהול משימות, שירות, סדר, עבודה מול מס׳ גורמים, תיאום – זה מה שמעסיקים מחפשים. רק תתארו את זה נכון ותעבירו את המסר.

נמשיך לחיפוש עבודה עצמו. תתחילו להשתמש במילות מפתח חכמות. אל תכתבו רק “מזכירה” – חפשו “הצעות עבודה במזכירות למשרה חלקית”, “עבודה במזכירות במרכז”, “מזכירה מהבית”, “מזכיר/ה רפואית בירושלים” – כל אלו מילות חיפוש שיביאו לכם תוצאות מדויקות יותר וספציפיות אליכם. וגם – תסננו. אל תבזבזו זמן על משרות שאינן רלוונטיות או לא במיקום שמתאים לכם.

ודרך אגב, כן – מיקום חשוב מאוד. מגייס שרואה מועמד/ת מחדרה לתפקיד בתל אביב, בלי הסבר על זמינות או מעבר – לרוב פשוט מדלג. אז אם זה המצב, תכתבו בצורה מפורשת: “זמינ/ה לנסיעות יומיומיות למרכז”, או “מתכננ/ת מעבר לרמת גן בחודש הקרוב”. זה משדר רצינות ומאפשר למגייסים לדעת שלא הגשתם מועמדות למשרה זו בטעות.

עוד משהו חשוב – תדעו באיזו קטגוריה אתם מחפשים: אם אתם מחפשים משרה גמישה, תכתבו את זה. אם אתם אמהות אחרי חופשת לידה שמחפשות משרה חלקית – יש משרות מתאימות בדיוק לכם. אם אתם מחפשים שינוי כיוון או חזרה לשוק העבודה – יש גם כאלה שמתאימים לזה. פשוט תדעו אל מי אתם פונים.

ובראיונות? תבואו מוכנים. שאלה קלאסית למשל: “איך את/ה מתמודד/ת עם ריבוי משימות?” – תנו דוגמה אמיתית. “במקום העבודה הקודם נאלצתי לתאם בין 3 מנהלים, לענות לטלפונים ולטפל בקבלת אורחים – אז יצרתי לעצמי שיטת ניהול משימות ביומן, והכל עבד מעולה”. משפט כזה אומר הרבה יותר מ"אני עובדת מסודרת".

עכשיו בואו נדבר תכל’ס – אל תשלחו קורות חיים לכל כיוון ומשרה בכל מקום ותחום. בכל יום תבחרו 3‑5 משרות רלוונטיות, תקראו מה באמת מחפשים שם, תבדקו קצת על החברה אשר מחפשת, תתאימו את קובץ קורות החיים שלכם, במידת האפשר צרפו מכתב מקדים בנימה פחות פורמלית – ותשלחו. ככה מגישים מועמדות היום. איכות – לא כמות.

ולסיום, אל תשכחו לשתף את המאמר הזה אם הוא עזר לכם – בטוח יש לכם חברים שגם מחפשים עבודה במזכירות. בהצלחה!