במאמר זה נבחן את התכונות והדרישות אשר צריך מי שמחפשים עבודה בתפקידי ניהול אדמיניסטרטיבי, מזכירות או עוזרת אישית?

באופן כללי אפשר לומר שאין דרישות השכלה כמו במקצועות אחרים, אבל מבחינת כישורים, מאפייני אופי ויכולות אישיות ובין-אישיות אשר נבחנות בדרך כלל על ידי המעסיקים, אפשר לגבש רשימה כללית:

1. השכלה: תעודת בגרות היא לרוב דרישת מינימום, חלק מהמעסיקים יעדיפו מועמדים בעלי השכלה על-תיכונית, כגון תואר ראשון במנהל עסקים, תקשורת, אפילו תואר כללי אחר אשר מעיד על יכולות בסיסיות של למידה ושאיפות.

2. הבעה בכתב ובעל פה: מיומנויות תקשורת בכתב ובעל פה חיוניות לתפקיד. יכולת הבעה, הבנה, העברת מידע מול לקוחות, עמיתים ומנהלים ועובדים בחברה.

3. יכולת ניהול משימות במקביל: מזכירות ועוזרים אישיים מטפלים לרוב במשימות שונות במקביל, ולכן יכולות ארגוניות הן דרישה בסיסית לתפקידים אלו: תעדוף משימות, ניהול לוחות זמנים של אדם אחד או יותר, שמירה על סדר וארגון וזיכרון טוב.

4. מיומנויות מחשב: מיומנות ביישומי מחשב בסיסיים כגון אופיס (וורד, אקסל, אאוטלוק), גלישה באינטרנט, יכולת פתרון בעיות בסיסיות במחשב, תושיה וראש גדול בכל הנוגע ללמידה והתפתחות מול תוכנות או כלים או ציוד משרדי שיש במשרד (מדפסות, סורקים, מכשירי אבטחה, אפליקציות וכד׳).

5. מיומנויות הקלדה ושפה: בהתאם לצרכים, ידרשו מיומנויות הקלדה כלשהיא ודיוק ושמירה על שפה /שגיאות כתיב, תפקידי מזכירות ועוזרים אישיים צריכים לעתים קרובות לתמלל מסמכים, מיילים ו/או נדרשים לתקשורת כתובה אחרת.

6. תשומת לב לפרטים: היכולת להבחין בפרטים, סוג של קפדנות חיונית ליצירת מסמכים ללא שגיאות, תזמון פגישות בצורה מדויקת וביצוע נכון של משימות.

7. מיומנויות בין-אישיות: מזכירות ועוזרות אישיות משמשות לעתים קרובות כצומת המקשרת בין לקוחות /עובדים /מנהלים /מבקרים /ספקים, ולכן יכולת בין אישית טובה חשובה מאוד למתן שירות לקוחות מעולה, עקבי ולעיתים מסייע לפתרון בעיות שרק יחס אישי יכול לפתור.

8. סודיות: תפקידי מזכירות לעיתים דורשים טיפול במידע רגיש, היכולת לשמור סוד, לטפל בדיסקרטיות, להיות נאמנים למערכת ולחברה הוא היבט קריטי בתפקיד.

9. עמידה באתגרים ופתרון בעיות: היכולת לחשוב מהר, ליצור יש מאין, למצוא פתרונות לאתגרים בלתי צפויים היא בעלת ערך עצום, בעיקר בסביבת עבודה דינמית.

10. למידה וכושר הסתגלות: העולם הטכנולוגי שלנו משתנה ללא הרף, תפקידי האמון כמו מזכירות/ עוזר אישי הינם תפקידים בעלי אחריות אשר עלולים להיתקל בשינויים במשימות או בסדרי עדיפויות לעיתים קרובות ותוך כדי עבודה, היכולת להסתגל למצבים חדשים, היכולת לשנות כיוון, היכולת לבצע את הכל בשמחה ובחיוניות, לטפל בדברים ללא לחץ בצורה רגועה ואיכותית היא הכרחית.

11. מקצועיות: מקצועיות מתבטאת ברבדים שונים בתפקיד, החל מהקפדה על לבוש ונראות, דרך כיבוד זמנו של הזולת (מהמנקה ועד המנכ״לית), שמירה על התנהגות מקצועית ויעילה, שימוש בשפה יפה ומכובדת.

12. למידה, היכרות ועבודה לפי נהלי משרד: הכרת נהלי עבודה סטנדרטיים, היכרות עם נהלי המשרד הספציפי, מקום הדברים, תיוק, ציפיות מצד המנהלים, טיפול בדואר פיזי, שמירת מידע במערכות, קודים והסכמות בתוך המשרד ועד לפוליטיקה התוך משרדית.

13. שפות זרות: ידע ומומחיות ושליטה בשפה זרה יכולה להיות יתרון עצום במשרדים מסוימים (בהם יש דרישה כזו), בהתאם לקהל הלקוחות של הארגון או למיקומו, שפה שנייה היא יתרון עצום.

התכונות שהצגנו כאן במאמר הינם בסיס לשני דברים עיקריים, האחד הוא בזמן חיפוש עבודה: מסמך קורות החיים שלך, ניתן להשתמש ברשימה זו על מנת להדגיש יתרונות וניסיון אשר קשורים בסעיפים אלו בתוך כתיבת קורות חיים לתפקידי מזכירות, סעיפים אשר מהווים נקודות אשר חשובות למעסיקים, בנוסף, לפני ראיון עבודה ובזמן ראיון העבודה, הדגשת היכולות הרלוונטיות יהיו יתרון.